2019 avait été une année record pour plusieurs entreprises qui font de bonnes affaires dans le domaine de l’événementiel. L’économie roulait à fond et 2020 s’annonçait encore meilleure... jusqu’à ce que la COVID-19 nous frappe de plein fouet. Zoom et compagnie sont vite devenus nos lieux de rassemblement quotidiens. Alors que le scénario de l’hiver dernier se reproduit, voici quatre tendances qui semblent s’installer pour de bon.
Lara Emond, Premières en affaires, mars 2021, p. 45-47-48
LES PROS
JEAN-PIERRE DUBOIS OPC Événements
Clients: Desjardins, Aéro Montréal, Hydro-Québec, Affaires mondiales Canada
DANIE DESCHÊNES OXYGÈNE
Clients: plusieurs grandes entreprises et PME Oxygène soutient des organismes à but non lucratif liés aux femmes, à la santé et au sport.
KARINA LEHOUX EKLOSION
Clients: Conseil québécois de la coopération et de la mutualité (CQCM), Vérificateur général du Québec, Fédération québécoise des municipalités (FQM)
NADINE MÉNARD SUITE22 ÉVÉNEMENTS
Clients : Réseau des Femmes d’affaires du Québec, Ville de Montréal, Air inuit
LES CONSENSUS
1. Un métier de pro
Nombreux sont ceux qui s’improvisent organisateurs d’événements. Pourtant, quiconque a déjà touché à cette industrie a tôt fait de constater que c’est un métier en soi, d’autant plus que le virtuel nécessite des connaissances techniques supplémentaires. Il faut dire qu’aujourd’hui, les événements s’apparentent davantage à des plateaux de tournage dont plusieurs comprennent des caméras robotisées afin de pallier les limites de personnel et de respecter la distanciation sociale. Que l’événement soit entièrement pris en charge par une firme ou que cette dernière agisse comme conseillère auprès d’un département interne, les professionnels veillent à ce que les orientations soient bien ciblées, que le concept créatif soit attaché et que le volet technique soit bien ficelé. Comme un événement est constitué d’une myriade de détails, Nadine Ménard, fondatrice de SUITE22 Événements, va même jusqu’à coacher les intervenants avant qu’ils prennent la parole devant la caméra pour un résultat plus convaincant.
2. La vraie valeur ajoutée d’un événement
Qu’il s’agisse de créer des liens entre les différents départements ou avec ses clients, l’événementiel est le moyen de communication par excellence et la pandémie n’a fait que mettre en lumière, même pour les plus solitaires, à quel point les interactions humaines sont essentielles. Pour Nadine Ménard, un événement devrait être perçu comme un investissement et non pas comme une dépense. Chez OPC Événements, Jean-Pierre Dubois, qui est aussi à la plateforme de réseautage virtuel B2B/2GO, souligne qu’il est primordial de préparer l’après-pandémie. La clé? Permettre aux organisations de rester en contact avec leurs clients, partenaires, participants et membres.
3. Le casse-tête du virtuel
Un événement virtuel ne peut pas tout simplement être un copier- coller d’un événement présentiel. Pour Nadine Ménard, de SUITE22, on ne peut plus aujourd’hui, tenir un gala de quatre heures en ligne. Les organisateurs d’événements en ligne les plus aguerris le constatent. Au bout d’une heure, les gens décrochent, tout simplement. Soixante à soixante-quinze minutes, pour du virtuel, c’est un gros maximum. Pour Jean-Pierre Dubois, l’événement doit rester à la fois fluide et rythmé pour maximiser la rétention du public. Pauses, transitions, animations vidéo : on ne peut plus rien laisser au hasard. Pour Karina Lehoux, animatrice et présidente d’Eklosion, on ne peut pas faire l’économie d’un modérateur professionnel. Les professionnels sont là pour donner le goût aux gens qui sont branchés de rester présents et engagés.
4. Rencontres
Réseautage en ligne, interactivité, petites attentions : tous les moyens sont bons pour donner aux participants une expérience divertissante pour briser la routine. Jean-Pierre Dubois suggère de prévoir des segments dédiés aux échanges entre participants au moyen des outils technologiques qui foisonnent dans notre nouveau quotidien. Sa plateforme B2B/2GO a permis la tenue de cinq mille rencontres d’affaires en deux jours dans le cadre de Bonjour Québec, un événement qui s’est tenu à l’automne 2020. •
CAPSULE Ce que ça coûte
Pour un segment de 1 h 30 réalisé de manière professionnelle, compter entre 15 000 et 18 000 $ selon les formules choisies (plateforme, tournage, clip vidéo, gestion des listes d’invités, scénarisation, studio), en plus des frais de conférenciers et des heures de coordination à prévoir par une équipe à l’interne.